Kabood
UX/UI designer
Tijdens mijn afstudeerproject werkte ik aan Kabood, een cloud-based brand asset management tool. Ik was verantwoordelijk voor het onderzoeken, ontwerpen en testen van een oplossing die de samenwerking tussen Kabood Operations en klanten verbetert.
Mijn focus lag op het verminderen van miscommunicatie en inefficiëntie door communicatie niet langer buiten de tool te laten plaatsvinden, maar direct te integreren in de brand guide zelf.
Kabood is een cloud-based digital asset management platform waarmee organisaties hun visuele identiteit en merkassets centraal beheren. Om klanten te ondersteunen biedt Kabood een start-up service en een content update service, uitgevoerd door het Operations-team.
Probleem:
De drempel om Kabood zelfstandig te gebruiken was voor veel klanten hoog. Hierdoor lag veel beheer bij Operations, wat leidde tot inefficiënte en moeilijk schaalbare processen.
Mijn rol binnen Kabood Operations:
werkte ik mee in de dagelijkse operatie;
werkte ik nieuwe collega’s in;
fungeerde ik als aanspreekpunt tussen management en operators.
Deze positie gaf mij inzicht in structurele knelpunten binnen het proces.
Kabood wordt gebruikt door verschillende partijen die samen verantwoordelijk zijn voor het beheren van brand guides. In de praktijk ontdekte ik dat samenwerking moeizaam verliep doordat communicatie verspreid was over meerdere externe tools zoals e-mail, Zoom en Dropbox Paper.
Tijdens interviews en observaties merkte ik dat dit leidde tot:
onduidelijke verwachtingen tussen partijen;
dubbel werk;
verlies van overzicht;
tijdrovende feedbackrondes.
Een belangrijk inzicht was dat het probleem niet technisch van aard was, maar organisatorisch en communicatief. Dit inzicht bepaalde de richting van mijn ontwerp en wat uiteindelijk leidde naar mijn ontwerpvraag.
Ontwerpvraag:
Voor dit afstudeerproject heb ik bewust gekozen voor een gestructureerde aanpak met duidelijke mijlpalen, zodat ik binnen de beschikbare tijd tot een goed onderbouwd en gevalideerd concept kon komen.
Ik werkte iteratief en nam regelmatig de tijd om aannames te toetsen en mijn keuzes te onderbouwen voordat ik verderging naar de volgende fase.
Onderzoek
Interviews, observaties, persona’s, best practices, competitie onderzoek
Uitkomst: Programma van Eisen, MSCW
Ideegeneratie
MSCW, brainstormsessies, mindmaps, storyboarding
Uitkomst: concept, harris profile
Onderdeel van deze aanpak waren onder andere:
Interviews met medewerkers van Kabood;
Observaties binnen Kabood Operations;
Analyse van klantinzichten uit meetings en workshops;
Vergelijkend onderzoek naar tools zoals Frontify, Zeroheight en Bynder;
het opstellen van een programma van eisen;
het testen en valideren van concepten.
Conceptualiseren
Plan van Aanpak, schetsen, mood boards, user flows, wireframes, lo-fi prototype
Uitkomst: passend prototype
Valideren
Hi-fi prototype, A/B testing, technische haalbaarheid, styleguide, PvE check
Uitkomst: het product
Door deze stappen bewust te koppelen aan vaste mijlpalen kon ik voortgang bewaken, focus behouden en toewerken naar een onderbouwd eindresultaat dat zowel inhoudelijk als praktisch aansloot bij de organisatie en haar gebruikers.
Na uitgebreid onderzoek en op basis van de eisen van zowel gebruikers als het bedrijf, heb ik de collaboration tool ontwikkeld om de communicatie tussen Kabood en de (potentiële) klant te verbeteren. Het gebruik van het Kabood als communicatietool voegt een extra laag toe aan het systeem. Binnen het Kabood-systeem kunnen gebruikers met elkaar communiceren door gebruik te maken van de collaboration tool.
Binnen de collaboration tool zijn twee hoofdacties:
Feedback: Kabood gebruikers kunnen feedback plaatsen in de brand guide. Gebruikers kunnen binnen de brand guide onderling communiceren over geplaatste content. Bijvoorbeeld: "Hallo @Paul, kun je controleren of alle assets correct zijn?"
Taak: Kabood-gebruikers kunnen taken aanmaken en toewijzen. Gebruikers kunnen binnen de brand guide taken aan elkaar toewijzen en indien nodig een actie koppelen. Bijvoorbeeld: “Good morning @Company, we have not received any guidelines on the idents of your November campaign. Could you provide this in time for us to meet the deadline? Thanks in advance!”
Binnen de collaboration tool kunnen acties worden aangemaakt en toegewezen aan gebruikers, zowel binnen het eigen team als aan Kabood Operations. Per actie kan een deadline en status worden ingesteld, zoals to do, in progress, on hold of done.
De collaboration tool is ontworpen als centrale plek voor communicatie tussen Kabood en (potentiële) klanten. Door alle interactie binnen het platform te laten plaatsvinden, wordt het gebruik van externe communicatietools overbodig.
Dit zorgt voor overzicht en transparantie voor alle betrokkenen, vermindert miscommunicatie en stimuleert samenwerking. Communicatie verschuift hierdoor van losse afstemming naar een structureel samenwerkingsproces, zonder dat gebruikers actief overtuigd hoeven te worden het systeem te gebruiken.
Bij het ontwerpen van de interface lag de focus op eenvoud, overzicht en consistentie met de bestaande stijl van Kabood. Het ontwerp moest vertrouwd aanvoelen en naadloos aansluiten op het platform.
Ik ontwierp een in- en uitklapbaar actie-overzicht, zodat gebruikers controle houden over hun werkruimte en alleen relevante informatie tonen wanneer dat nodig is. Acties zijn visueel duidelijk onderscheiden om cognitieve belasting te beperken en de voortgang in één oogopslag inzichtelijk te maken.
Usability tests lieten zien dat gebruikers het voordeel van één centrale samenwerkingsplek direct waardeerden. Tegelijkertijd bleek onboarding cruciaal om de functionaliteit goed te begrijpen.
Deze inzichten heb ik verwerkt in het ontwerp door een tutoriallaag toe te voegen, zodat gebruikers zelfstandig met het systeem aan de slag kunnen.
Daarnaast voerde ik meerdere A/B-tests uit om de meest intuïtieve manier van het aanmaken van acties te bepalen.
De collaboration tool centraliseerde de communicatie tussen Kabood en klanten, waardoor externe tools overbodig werden en miscommunicatie werd voorkomen. Integraties met systemen zoals Teams en Slack zorgden ervoor dat updates automatisch bij de juiste gebruikers terechtkwamen.
Tijdens het project heb ik de tool in detail onderzocht, ontworpen en gevalideerd met gebruikers. Zo leerde ik dat rapportagemogelijkheden voor andere gebruikers nog ontbraken; een belangrijk verbeterpunt voor vervolgonderzoek. Daarnaast identificeerde ik uitbreidingen zoals sneltoetsen die de gebruiksvriendelijkheid verder zouden vergroten.
Hoewel het concept niet live is gegaan, toont dit project mijn vermogen om complexe samenwerkingvraagstukken te vertalen naar concrete, schaalbare oplossingen die aansluiten bij de productvisie. Het resultaat werd gewaardeerd met een 9.